Ochrana osobních údajů

1. Úvod

Společnost Cosifinneg s.r.o., se sídlem Rokycanská 1337/64, 312 00 Plzeň, IČO: 31577005, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Plzni, oddíl C, vložka 12345 (dále jen "Cosifinneg" nebo "my"), jako správce osobních údajů, tímto informuje o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů, o právech a povinnostech správce a subjektů údajů.

Při zpracování osobních údajů postupujeme v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen "GDPR"), zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a dalšími právními předpisy upravujícími ochranu osobních údajů.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

V závislosti na vašem vztahu k naší společnosti a účelu zpracování můžeme shromažďovat a zpracovávat následující kategorie osobních údajů:

2.1 Osobní údaje zákazníků a potenciálních zákazníků

• Identifikační údaje (jméno, příjmení, titul, adresa)
• Kontaktní údaje (telefonní číslo, e-mailová adresa)
• Fakturační údaje (IČO, DIČ, bankovní spojení, platební údaje)
• Údaje o dodávaných službách a produktech
• Historie objednávek a plateb
• Komunikace s námi včetně záznamů telefonických hovorů

2.2 Osobní údaje návštěvníků webových stránek

• IP adresa
• Informace o prohlížeči a zařízení
• Cookies a další technologie sledování (více informací naleznete v našich Zásadách cookies)
• Údaje získané prostřednictvím kontaktního formuláře

2.3 Osobní údaje obchodních partnerů

• Identifikační a kontaktní údaje osob jednajících jménem obchodních partnerů
• Údaje o spolupráci a vzájemných smlouvách
• Fakturační údaje a údaje o platbách

3. Účely zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme pro následující účely:

3.1 Plnění smlouvy a poskytování služeb

Zpracováváme vaše osobní údaje, abychom mohli:

• Zpracovat a doručit vaši objednávku
• Poskytovat služby dodávek pitné vody a souvisejících produktů
• Zajistit instalaci, servis a údržbu výdejníků vody
• Vyřizovat reklamace a požadavky zákaznické podpory
• Fakturovat poskytnuté služby a produkty

3.2 Plnění právních povinností

Vaše osobní údaje zpracováváme také z důvodu plnění právních povinností, jako jsou:

• Vedení účetnictví a daňové evidence
• Plnění povinností v oblasti ochrany spotřebitele
• Vyřizování uplatněných práv subjektů údajů

3.3 Oprávněné zájmy správce

Na základě našeho oprávněného zájmu zpracováváme osobní údaje pro:

• Zlepšování a personalizaci našich služeb
• Zajištění bezpečnosti našich webových stránek a IT systémů
• Prevenci podvodů a ochranu našich právních nároků
• Interní administrativní účely a reporting
• Přímý marketing vlastních podobných produktů a služeb stávajícím zákazníkům

3.4 Zpracování na základě souhlasu

S vaším souhlasem můžeme zpracovávat osobní údaje pro:

• Zasílání marketingových sdělení a nabídek (newsletter)
• Používání některých cookies a analytických nástrojů
• Marketingové průzkumy a analýzy zákaznické spokojenosti

4. Právní základy zpracování

Vaše osobní údaje zpracováváme na základě následujících právních důvodů:

• Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) – zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů.
• Plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) – zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje.
• Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) – zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů.
• Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR) – subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů.

5. Doba uchování osobních údajů

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou k naplnění účelu zpracování, nebo po dobu vyžadovanou právními předpisy. Konkrétně:

• Osobní údaje zpracovávané pro účely plnění smlouvy uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu nezbytnou pro ochranu našich právních nároků (obvykle po dobu promlčecí lhůty 3-10 let).
• Osobní údaje zpracovávané na základě právní povinnosti uchováváme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy (zejména účetní a daňové doklady po dobu 5-10 let).
• Osobní údaje zpracovávané na základě oprávněného zájmu uchováváme po dobu trvání tohoto oprávněného zájmu.
• Osobní údaje zpracovávané na základě souhlasu uchováváme po dobu, na kterou byl souhlas udělen, nebo do jeho odvolání.

6. Předávání osobních údajů třetím stranám

Vaše osobní údaje můžeme předávat následujícím kategoriím příjemců:

• Poskytovatelé služeb: využíváme externí poskytovatele služeb, kteří nám pomáhají s provozem našeho podnikání (např. poskytovatelé IT služeb, přepravní společnosti, účetní a daňoví poradci, poskytovatelé marketingových služeb).
• Orgány veřejné moci: osobní údaje můžeme předávat orgánům veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon nebo je to nezbytné pro ochranu našich práv (např. soudy, policejní orgány, finanční úřady).
• Obchodní partneři: v některých případech můžeme sdílet vaše údaje s našimi obchodními partnery, pokud je to nezbytné pro poskytování našich služeb.

Se všemi zpracovateli osobních údajů máme uzavřené odpovídající smlouvy o zpracování osobních údajů, které zajišťují adekvátní úroveň ochrany vašich údajů.

Vaše osobní údaje nepředáváme do třetích zemí mimo Evropský hospodářský prostor (EHP), pokud k tomu neexistuje adekvátní právní základ a nejsou zajištěny odpovídající záruky ochrany osobních údajů.

7. Vaše práva v souvislosti s ochranou osobních údajů

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů máte následující práva:

7.1 Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo získat od nás potvrzení, zda osobní údaje, které se vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům a k dalším informacím o zpracování.

7.2 Právo na opravu

Máte právo na to, abychom bez zbytečného odkladu opravili nepřesné osobní údaje, které se vás týkají, nebo doplnili neúplné osobní údaje.

7.3 Právo na výmaz (právo být zapomenut)

Máte právo na to, abychom bez zbytečného odkladu vymazali osobní údaje, které se vás týkají, pokud je dán jeden z důvodů uvedených v GDPR, např. pokud již osobní údaje nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny.

7.4 Právo na omezení zpracování

Máte právo na to, abychom omezili zpracování v případech stanovených GDPR, např. když popíráte přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost osobních údajů ověřit.

7.5 Právo na přenositelnost údajů

Máte právo získat osobní údaje, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, a to v případě, že zpracování je založeno na souhlasu nebo na smlouvě a probíhá automatizovaně.

7.6 Právo vznést námitku

Máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se vás týkají a které provádíme na základě našeho oprávněného zájmu. Pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudeme již vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávat.

7.7 Právo odvolat souhlas

Pokud je zpracování založeno na vašem souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoli odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.

7.8 Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, zejména v členském státě svého obvyklého bydliště, místa výkonu zaměstnání nebo místa, kde došlo k údajnému porušení. V České republice je dozorovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

8. Jak můžete svá práva uplatnit

Svá práva můžete uplatnit následujícími způsoby:

• E-mailem na adrese: [email protected]
• Písemně na adrese: Cosifinneg s.r.o., Rokycanská 1337/64, 312 00 Plzeň
• Telefonicky na čísle: +420 377 459 126

Na vaše žádosti budeme reagovat bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je však v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí možné prodloužit o další dva měsíce, o čemž vás budeme informovat.

9. Zabezpečení osobních údajů

Zavedli jsme a udržujeme přiměřená technická a organizační opatření, abychom ochránili vaše osobní údaje před náhodným nebo nezákonným zničením, ztrátou, změnou nebo neoprávněným poskytnutím nebo zpřístupněním. Tato opatření zahrnují:

• Šifrování dat při přenosu
• Pravidelné aktualizace systémů a zabezpečení
• Přístupová práva a kontrola přístupu
• Pravidelné zálohování dat
• Školení zaměstnanců v oblasti ochrany osobních údajů

10. Změny zásad ochrany osobních údajů

Tyto zásady ochrany osobních údajů můžeme příležitostně aktualizovat, aby odrážely změny v našich postupech zpracování osobních údajů nebo změny v příslušných právních předpisech. Aktuální verze bude vždy k dispozici na našich webových stránkách s uvedením data poslední aktualizace.

11. Kontaktní údaje

Pokud máte jakékoli dotazy nebo připomínky týkající se zpracování vašich osobních údajů nebo těchto zásad ochrany osobních údajů, kontaktujte nás prosím:

Cosifinneg s.r.o.
Rokycanská 1337/64
312 00 Plzeň
E-mail: [email protected]
Telefon: +420 377 459 126